Mari Berhemat

Media Monitoring, Analysis and Tracking, Information System Consultant,
Software-Web Develoment and Maintenance,
Computer Network Supply and Installation, Purchasing Service,
Cakrajiya Ciptana (CCi)

Media : Info Komputer

Date : Tuesday, June 15, 2010

Page : 152

Tone : Neutral

Position : Center

Section : Enterprise


Agar efisien, kita harus memikirkan manajemen pencetakan dokumen yang efektif dari hulu ke hilir. Contohnya, dari awal kita harus menentukan dokumen apa yang mau dicetak. Pada saat yang bersamaan, pengaturan tersebut tidak menyusahkan pengguna printer. Dan secara bersamaan pula, perusahaan bisa mengakses dokumen dan data di dalamnya dengan mudah sehingga dapat mengambil keputusan bisnis yang tepat.

Pada titik itulah baru bisa dikatakan tercipta manajemen dokumen yang efisien.

Tiga tahap efisiensi.

Karena itu sebelum berbicara soal efisiensi, mari kita definisikan dulu makna dari biaya cetak. Hal ini penting karena seperti kami sebut di atas, ada kesalahan persepsi dalam memandang masalah ini. Sebagian besar dari kita menghitung biaya cetak cuma berdasar biaya infrastruktur seperti harga printer, harga toner, biaya perawatan dan konsumsi listrik.

Padahal seperti gunung es, biaya infrastruktur hanyalah sebagian dari total biaya yang harus kita keluarkan di sektor percetakan dokumen. Ada biaya lain yang harus kita keluarkan dari sisi manajemen infrastruktur. Namun biaya tersembunyi yang terbesar adalah di sisi workflow, meliputi manajemen dokumen dan end user time. Contohnya, berapa banyak waktu tenaga, dan biaya yang harus anda keluarkan untuk memastikan tiap dokumen tersimpan dengan teratur dan rapi? Berapa banyak pula biaya yang harus ditanggung akibat pencetakan yang tidak terkontrol? Atau, apakah anda pernah memikirkan, ketika sebuah kantor memiliki banyak printer kelas personal, administrator jaringan menemui kesulitan mengontrol penggunaan printer?

Menurut perhitungan HP, biaya tersembunyi itu bisa mencapai US$ 47-63 per halaman, jauh lebih banyak dibanding biaya infrastruktur yang cuma sekitar US$ 5-7 per halaman.

Intinya, kita harus bisa memandang biaya cetak secara lebih cermat dan luas. Jika hal tersebut telah dilakukan, kita pun dapat mengambil langkah yang tepat untuk melakukan efisiensi.

Langkah-Langkah Efisiensi.

Ada tiga tahapan yang harus kita lakukan untuk melakukan efisiensi. Kita mulai dari hal pertama, yaitu mengoptimalkan infrastruktur.

Bagian terbesar dari pengoptimalan infrastruktur adalah memilih perangkat cetak yang tepat sesuai dengan kebutuhan. Kesalahan yang sering terjadi selama ini adalah kita memilih printer berdasarkan harga beli yang paling murah, terlepas apakah printer tersebut akan digunakan untuk pencetakan dengan jumlah sedikit atau banyak. Padahal, jika anda berhitung lebih mendetail dengan memperhitungkan harga toner, kapasitas cetak, dan kehandalan, printer yang harganya lebih awal justru memberikan solusi cetak paling murah.

Satu hal penting yang harus anda ingat, printer personal/low-end sebenarnya memiliki biaya cetak per halaman lebih tinggi dibandingkan dengan printer mahal/high-end . Faktor penentunya adalah volume cetak. Jika memang volum cetak anda lebih sedikit, lebih baik memilih printer personal. Namun jika volume cetaknya banyak, pilhan yang tepat adalah printer high-end.

Buktinya bisa anda lihat di tabel perhitungan biaya cetak di halaman samping. Kami mengambil contoh kasus sebuah printer yang harus mencetak 300 ribu lembar dalam kurun waktu 3 tahun, atau sekitar 8000 ribu lembar per bulan. Dari sisi harga pembelian, printer HP laserjet P1505 memang paling murah (US$ 1883). Namun untuk mencetak 300 ribu lembar kertas, ia membutuhkan 150 ribu toner dengan harga total US$ 13 ribu. Sedangkan HP 4015 hanya membutuhkan 6,25 toner dengan harga total US$3831. Artinya, meski ditambah dengan harga awal yang lebih mahal, setelah 3 tahun penggunaan, HP 4015n memiliki TCO (Total Cost of Ownership yang jauh lebih murah.

Intinya, pemilihan printer yang tepat adalah bagian terpenting dalam efisiensi pencetakan dokumen. Apakah anda telah memilih kantor yang tepat untuk kantor anda? Kami punya patokan sederhana. Jika dalam satu bulan anda mengganti toner lebih dari satu kali, itu artinya anda tidak efisien. Patokan lain adalah dengan mengikuti recommended print volume yang tertera di spesifikasi printer.

Anda seharusnya juga memilih printer yang teknologinya mendukung efisiensi. COntohnya seperti printer HP yang sudah dilengkapi teknologi Instant On yang dapat memberikan penghematan penggunaan listrik sampai dengan 50% dibanding produk lain. Kunci teknologi Instant On adalah penggunaan fuser dari bahan keramik, berbeda dengan printer lain yang menggunakan quartz-blub. Karena sifat keramik yang lebih cepat panas, fuser di printer HP tidak memerlukan panas yang tinggi untuk bekerja. Selain lebih irit daya, kelebihan tersebut juga membuat first page out (kecepatan cetak kertas pertama) bisa jauh lebih cepat.

Selain itu, jajaran printer terbaru HP dilengkapi dengan teknologi Auto-On/Auto-Off yang memungkinkan printer otomatis off jika tidak digunakan beberapa lama (misalnya lebih dari satu menit). Dalam kondisi off (bukan sleep mode), printer hanya mengkonsumsi energi listrik kurang dari 1 watt. Namun demikian, berkat teknologi Instant-On di atas, printer akan segera terbangun jika dideteksi ada kebutuhan mencetak/copy/scan.

Manage Environment

Setelah memilih perangkat yag tepat, langkah selanjutnya adalah melakukan manajemen cetak yang efisien. Kami telah membahas mengenai hal ini, di InfoKomputer edisi lalu, namun di sini kami akan sedikit menguraikannya.

Yang dimaksud dengan Manage Environment adalah memastikan seluruh proses cetak bisa berlangsung lancar dan terukur. Untuk mencapai hal tersebut, kita bisa memangaatkan aplikasi Web Jet Admin yang telah disediakan secara gratis oleh HP untuk jajaran printer berbasis jaringan.

Melalui aplikasi ini, seorang administrator jaringan bisa mengontrol kondisi seluruh printer di dalam kantor acara remote. Ada banyak hal yang bisa diatur melalui Web Jet Admin, mulai dari kapasitas toner sampai mendeteksi jika terjadi paper jam atau masalah lain. Dan semua itu berlangsung secara proaktif, artinya printer yang akan memberitahu sang administrator printer, yang juga berarti memastikan printer selalu dalam keadaan siap.

Selain memudahkan, Web Jet Admin juga bisa dimanfaatkan lebih jauh, seperti untuk menentukan printing policy. Perusahaan bisa mengeluarkan aturan cetak seperti siapa saja yang bisa mencetak di printer tertentu, atau dokumen apa saja yang bisa dicetak berwarna (menggunakan feature color access control). Dengan begitu, seluruh proses cetak berlangsung secara terukur, yang di penghujung hari akan meningkatkan efisiensi sekaligus memudahkan perusahaan mengambil keputusan seputar manajemen dokumen.

Improve Workflow

Langkah ketiga untuk meningkatkan efisiensi adalah meningkatkan workflow. Di era digital seperti sekarang, sebenarnya ada banyak proses pencetakan yang bisa kita hindari. Contohnya jika ingin melakukan fax. Sejauh ini, jika ingin mengirim sebuah dokumen melalui fax, kita harus mencetak dokumen tersebut baru kemudian di-fax. Padahal, kita bisa menghindari proses tersebut dengan memanfaatkan fasilitas PC Fax Sending. Menggunakan All-in-one HP yang telah dilengkapi fungsi fax, dokumen tersebut bisa langsung dikirim tanpa harus dicetak terlebih dahulu. PC-Fax sending ini sendiri bisa dilakukan melalui semua PC terhubung ke AIO HP tersebut, sehingga tidak harus bergantian seperti mesin fax konvensional, hemat tinta, hemat kertas, hemat waktu.

Begitu pun sebaliknya, jika perusahaan anda banyak menerima kiriman fax, manfaatkanlah feature PC-Fax receive. Melalui feature ini, perangkat AIO HP langsung mengubah kiriman fax menjadi format digital, tanpa harus mencetaknya terlebih dahulu. Fax digital tersebut, kemudian tinggal dibagikan ke orang yang berwenang. Sekali lagi : hemat tinta, hemat kertas, hemat waktu.

Feature lain yang bisa menunjang efisiensi adalah digital sending (send-to-email dan send-to-folder). Melalui feature ini, pengiriman bisa dilakukan tanpa melibatkan pengiriman secara fisik. Caranya dengan melakukan scan dokumen di MFP dan langsung dikirim melalui email atau diletakkan di shared folder secara langsung dari MFP. Artinya tidak lagi diperlukan biaya kurir dan ongkos cetak dokumen, yang berarti hemat waktu dan lebih nyaman.

0 Response to "Mari Berhemat"

Post a Comment

Powered by Blogger